Es común que en la gestión de la PYME no se valore más actividad que aquella que comprende el objeto de la misma, que en definitiva es la que va a reportar rendimiento económico al negocio. Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones, dicha actividad es frenética y masiva, requiere toda la atención, y condena al ostracismo a otras cuestiones que pueden causar graves perjuicios cuando son mal tratadas.

Concretamente, la práctica del tráfico mercantil entre un vendedor/prestador y un cliente requiere de un control mínimo para que dé seguridad y garantía, pudiéndose minimizar o evitar posibles contratiempos con el seguimiento de un protocolo documental sencillo pero eficiente.

En primer lugar, y dependiendo de la magnitud del objeto de la transacción, tendrá que formalizarse el inicio de la relación mediante un CONTRATO, o será suficiente hacerlo con la concurrencia de una OFERTA y el correspondiente PEDIDO o ACEPTACIÓN DE LA OFERTA.

Estos documentos son imprescindibles porque regulan las condiciones del acuerdo, siendo comúnmente objeto de controversia las relativas a la identidad de lo contratado, la fecha de entrega y las condiciones del pago.  Y resulta evidente que la añadidura de clausulas que normalicen de forma específica los demás aspectos del negocio suponen una mayor protección jurídica. En este sentido, reglar cuestiones como los derechos y obligaciones de las partes, sistemas de responsabilidades por incumplimiento, o fueros, puede suponer un eficaz método preventivo y/o curativo.

Una vez formalizado el acuerdo ambas partes tienen que cumplir sus obligaciones atendiendo a lo que el documento contractual recoge. A grandes rasgos, en las relaciones recíprocas el vendedor/prestador tiene la obligación de entregar la cosa o hacer el servicio, y el cliente de pagar. Si bien los nuevos métodos de pago electrónico dejan un rastro fácil, el reto radica en acreditar el cumplimiento del vendedor o prestador, misión sencilla que en múltiples ocasiones se descuida por la urgencia con la que se trata esta fase de la transacción.

En esta etapa es indispensable oficializar el ALBARÁN DE ENTREGA o RECIBÍ, el cual tiene que estar firmado y fechado por el receptor y  servirá para acreditar el cumplimiento de una de las partes: la traditio de la mercancía.

Finalizada la transacción debe formalizarse la FACTURA. Equivocadamente se piensa que la tenencia de este documento es suficiente para acreditar el cumplimiento del negocio jurídico. No obstante, si bien es necesaria para justificar la fecha de devengo de intereses, los precios unitarios, los precios totales y así como los descuentos e impuestos, no deja de ser un documento confeccionado de forma unilateral. Esto la sitúa en desventaja probatoria frente a los dos títulos anteriores, los cuales han de recoger el consentimiento expreso de todas las partes.

En definitiva, es recomendable que desde los órganos gestores de la pyme se implante un protocolo documental en los procesos transaccionales tendente a evitar los inconvenientes que, a buen seguro, se generarán por desarrollar la actividad del negocio prescindiendo de tales formalismos o instrumentos de control.