Existencias y programas de gestión
En las empresas comerciales y de fabricación, el control de las existencias y de los consumos es esencial para la gestión de la compañía. También huelga decir que de cara a la Agencia Tributaria, los criterios de valoración de existencias son muy claros, siendo válidos tanto FIFO (primeras entradas primeras salidas) como el precio medio ponderado, este último menos complejo de manejar y el más utilizado por la mayoría de las empresas. Sin embargo, es más que habitual, que muchos programas de gestión (ERP en sus siglas en inglés), bien por desconocimiento de los criterios contables y normativa fiscal, bien por facilidad en la programación de la base de datos, no calculen bien el algoritmo, siendo muy habitual que el almacén se valore al precio de la última compra o al precio medio histórico de las compras. Tomar estos datos nos lleva, en primer lugar, a una valoración errónea de la variación de existencias del stock y por tanto al cálculo de nuestros consumos y márgenes. En segundo lugar, ante una comprobación de la Agencia Tributaria, estaríamos infravalorando o supravalorando el valor final y el resultado de la empresa lo que bien nos haría en el primero de los casos reducir nuestro beneficio y base imponible del impuesto, con la posible infracción fiscal, y en el segundo todo lo contrario, incrementar los resultados y tributar por unos ingresos irreales.
«El control de las existencias y de los consumos es esencial para la gestión de la empresa»
Recomendamos repasar y hacer simulaciones en la rotación de mercancías, compras y ventas, para comprobar que la herramienta con la que contamos en nuestra empresa realiza bien el cálculo. De no ser correcto, recomendamos ponernos en contacto con vuestro proveedor de software y solicitarle la modificación sin coste, ya que no se trata de una mejora o programación solicitada a medida sino de un error grave en cuanto a cumplimiento normativo y exactitud de los datos que debe reportarnos. Recomendamos asimismo, a la hora de adquirir un software de gestión, ponerse en manos de profesionales que le ayuden a elegirlo, ya que el coste en tiempo y dinero de la implantación de un ERP es altísimo y darnos cuenta de que no se adapta a nuestras necesidades o tiene algún error como el que estamos comentando puede ser fatal.